Bezwijk niet aan een ‘verkeersinfarct’!
Genoeg van personeel dat te laat op het werk verschijnt vanwege de ochtendfile? Genoeg van werknemers die onuitgeslapen zijn omdat ze voor dag en dauw moeten opstaan? Genoeg van misgelopen afspraken? Van langzaam rijdend verkeer op de weg? Dan is het hoog tijd voor maatregelen om de file te ontwijken. Mogelijkheden genoeg.
De schade die Nederland lijdt als gevolg van filevorming stijgt jaar in, jaar uit. Dat betekent evenwel niet zonder meer dat alle ondernemers maar lijdzame slachtoffers hoeven te zijn. Dichtslibbende wegen zijn vervelend, maar ondernemers kunnen maatregelen nemen om de schade aan hun eigen bedrijf tot een minimum te beperken – door uitgekiend ‘vervoersmanagement’, zoals het ministerie van Verkeer en Waterstaat het noemt.
Vervoersmanagement kan ertoe bijdragen dat de schade die zij lijden als gevolg van filevorming tot een minimum wordt beperkt. Ook al stevent hun omgeving af op een ‘verkeersinfarct’, zij blijven betrekkelijk mobiel en bereikbaar. En dat vaak tegen lagere vervoerskosten. Zoals blijkt uit het relaas van Ingenieursbureau Oranjewoud, is een jaarlijkse besparing van zeventigduizend gulden goed mogelijk.
Plan
Goed vervoersmanagement kan beginnen met een vervoerplan. Hierin is het woon/werkverkeer van alle medewerkers van het bedrijf neergelegd. Het plan geeft per werknemer een overzicht van alternatieve reismogelijkheden.
Ook worden op bedrijfsniveau en per werknemer doelstellingen en taken gesteld. Rond de drieduizend bedrijven in Nederland hebben al een vervoersplan. Nu is dat nog vrijwillig, maar in de toekomst wordt het hebben van zo’n plan wellicht verplicht.In de praktijk zijn het vooral grote bedrijven die een vervoerplan hebben, zegt ir. A. Zomerman, projectleider Vervoersmanagement van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Kleine en middelgrote bedrijven kunnen volgens hem echter zeker zo snel goede resultaten bereiken als grote.
Er zijn meer mogelijke oplossingen voor het fileprobleem dan men op voorhand zou denken. In willekeurige volgorde enkele denkbare maatregelen:
* Alternatieven voor de auto
Openbaar vervoer en de fiets liggen voor de hand. Als het bedrijf niet dichtbij een station of bushalte zit, kan het bedrijf, al dan niet met andere bedrijven, vervoer instellen dat aansluit op het openbaar vervoer. Of de vergoeding voor alternatieve vormen van vervoer kan worden verhoogd, net zoal het gebruik van de auto kan worden tegengegaan door de vergoeding daarvoor te verlagen. Met het stimuleren van alternatief vervoer kan snel resultaat worden geboekt met betrekkelijk weinig inspanning.
* Verhuizen van het bedrijf
Dit kan een – overigens tamelijk drastische – manier zijn om de file te ontwijken. Een bedrijf verhuist gemiddeld eens in de twaalf jaar. Waarom niet naar een gebied waar het betrekkelijk rustig is? Een alternatief is een gedeelte van het bedrijf te verhuizen naar een rustiger streek. Vooral voor bedrijven in de Randstad kan dit een uitkomst zijn.
* Verhuizen van werknemers
Een manier om het woon-werkverkeer terug te dringen. De verhuiskosten van het personeel kunnen door de werkgever overigens belastingvrij worden vergoed, als althans de verhuizing aantoonbaar plaatsvindt om bedrijfsmatige redenen.
* Routeplanning
Zeker wanneer er geen alternatief is voor de auto – bijvoorbeeld in het geval van een vertegenwoordiger, die nu eenmaal een groot aantal klanten langs moet – kan een goede routeplanning uitkomst bieden. Er zijn diverse software-programma’s die die taak kunnen verlichten: ANDRoute Pro (richtprijs 96,- ex. btw). Hierop staat onder andere een ‘file top-60’ (Tel. 010-4367100); en Collect: programma om de woonlocaties van werknemers in beeld te brengen, een uitgave van AGV, Adviesgroep Verkeer en Vervoer (Tel. 03402-48914).
* Mobiel kantoor
Als de medewerkers toch in de file staan, probeer dan te zorgen dat ze productief kunnen zijn. Een ‘mobiel kantoor’ is snel ingericht met een mobiele telefoon, een draagbare computer en eventuele randappartuur. Zeker wanneer medewerkers carpoolen kan zo’n mobiel kantoor van nut zijn: al kan de bestuurder slechts beperkt worden ingezet voor het bedrijf, de inzittenden kunnen veel werk verzetten. Misschien kan er op weg naar het werk worden vergaderd.
* Carpoolen
Dit levert wel een bijdrage aan de bestrijding van het algemene fileprobleem, maar de werkgever zelf wordt er niet direct veel wijzer van. Of de medewerkers nu ieder apart in de file staan of met zijn allen in dezelfde auto, maakt niet zoveel uit. Wel kunnen op deze manier misschien de kosten voor bedrijfsvervoer worden teruggedrongen. Bovendien kan, zoals gezegd, het personeel in de auto wellicht nuttig werk verrichten. De overheid hoopt dat carpoolen ook tot imagoverbetering leidt bij klanten, personeel en andere partijen. Een bedrijf dat carpoolen stimuleert geeft daarmee blijk van maatschappelijk verantwoordelijkheidsgevoel. En dat kan misschien commercieel zijn vruchten afwerpen.
* Car sharing
Call a Car, de ANWB(Auto-op-Afroep), Buurt Auto Service, Huur-op-Maat, Green Cab – het zijn maar enkele van de bedrijven waarbij men een auto voor enkele vaste dagen per maand kan reserveren. Een soort ‘carpoolen in je eentje’: men deelt deelt met anderen een auto, maar dan na elkaar in plaats van tegelijkertijd. Net als voor carpoolen geldt hier dat men hiermee een wellicht een bijdrage levert aan het fileprobleem.
Volgens de Adviesgroep voor verkeer en vervoer (AGV) moet het mogelijk zijn dankzij car sharing jaarlijks zo’n vier miljard autokilometers uit te sparen. Het individuele bedrijf merkt daar echter evenveel van als een bedrijf dat niet aan car sharing doet. De belangrijkste reden om toch bij een verhuurbedrijf aan te kloppen is dat het aanzienlijke kosten kan besparen. Een fictieve autogebruiker is rond de 350 gulden aan vaste kosten per jaar kwijt, aanzienlijk minder dan de autobezitter.
* Telewerken
Voor medewerkers die thuis kunnen werken, kan telewerken een mogelijkheid zijn. Niet alleen zijn zij minder reistijd kwijt, ze leggen ook minder beslag op bedrijfsruimte. Ook de arbeidsproductiviteit van telewerkers blijkt hoog te liggen: thuis vindt men vaak de rust en concentratie die op het bedrijf ver te zoeken is. Een kwart tot eenderde van de werkende beroepsbevolking kan in principe telewerken.
Een drempel is dat veel werknemers bang zijn in een isolement te raken wanneer ze telewerken. Ook heeft de telewerker minder kans zich voor zijn werkgever te bewijzen. Hij kan moeilijk andere activiteiten ontplooien dan die hem zijn opgedragen. En hij kan niet even inspringen als er ergens in de organisatie gaten vallen. Dit betekent dat telewerkers relatief weinig kansen hebben om ander werk te gaan doen of promotie te maken.Werkgevers hebben ook bedenkingen: ze zijn bang dat ze de greep op de telewerker kwijt raken. Daarnaast is er de onzekerheid over juridische aspecten. Ook kijken ze nogal eens op tegen de initiële investeringen (PC, modem, eventueel apparatuur voor ’teleconferencing’).
* Flexibele werktijden
Later naar het werk, later weggaan. Of juist vroeger naar het werk en vroeger weggaan. Voor flexibele werktijden is wellicht wat organisatorisch kunst- en vliegwerk nodig. Maar er wordt wel mee voorkomen dat werknemers hun tijd verdoen in de ochtendspits. Werknemers die werk en andere taken (opvoeden van kinderen, hobby’s) willen combineren, stellen flexibele werktijden bovendien op prijs. Anderzijds kan een werknemer inspelen op de trend naar een 24-uurs economie.
* Lobbyen
Bedrijven kunnen druk uitoefenen op de lokale overheid, bijvoorbeeld om de gemeentelijke vervoersfaciliteiten te verbeteren. Of om fietsvoorzieningen te verbeteren. De overheid heeft vooral de hoop gevestigd op zaken als rekeningrijden, investeringen in het openbaar vervoer en het ruimtelijke-ordeningsbeleid. Maar ook voor eenvoudige oplossingen van het fileprobleem kan de overheid bereid zijn zich in te zetten.
Literatuur
– Handboek woon- en werkverkeer. COB/SER-secretariaat. Postbus 90405, 2509 LK DEN HAAG. Tel. 070-3499499. Biedt nadere richtlijnen voor het opstellen van een vervoersplan. ISBN 90-6587-429-1.
– Alle B’s helpen. Benutten, Beïnvloeden en Bouwen. Mobiliteitsvisie MKB Nederland. MKB Nederland, Postbus 5096, 2600 GB DELFT. Tel. 015-2191212.
<KADER>Kosten en baten van vervoersmanagement
Baten
* De bereikbaarheid neemt toe. Niet alleen voor het personeel van bedrijf is dit belangrijk, maar ook voor leveranciers, klanten en andere partijen.
* Besparing op vergoedingen voor reiskosten (zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke ritten).
* De kosten van parkeervoorzieningen dalen.
* Hogere productiviteit.
* Grotere aantrekkingskracht op nieuwe medewerkers dankzij goede bereikbaarheid.
* Er wordt meegewerkt aan de oplossing van het fileprobleem. Dat kan bijdragen tot een positief bedrijfsimago.
Kosten
* Kosten van het opstellen van het vervoerplan.
* Kosten van uitvoering van het vervoerplan:
* Investeringen in voorzieningen (bijvoorbeeld: fietsenstalling);
– Personeelskosten, o.a. voor coördinatie van de uitvoering;
– Transportkosten (bijvoorbeeld: personeelsvervoer met vervoermiddelen die het bedrijf in eigen beheer heeft of heeft geleased).
<Einde kader>
De Praktijk: Oranjewoud
Vervoersmanagement lucratief voor werkgever en personeel
Ingenieursbureau Oranjewoud bv in Heerenveen, een bedrijf met ruim vierhonderd werknemers, nam drie jaar geleden de eerste stappen om het woon-werkverkeer terug te dringen. Doelstelling was het bezuinigen op vervoerskosten en het reduceren van de tijd (en dus het geld) die met vervoer gepaard gaat.
Geanalyseerd werden het aantal zakelijke kilometers (4 miljoen per jaar) en de bereikbaarheid van vaak bezochte locaties met behulp van het openbaar vervoer. Het systeem van carpooling werd onder de loep genomen. Ook werd er gekeken hoe de bevordering van het fietsverkeer het aantal autokilometers zou kunnen terugdringen.
Een reductie van het aantal jaarlijkse kilometers met vijf procent zou al leiden tot een besparing van 98.000 (200.000 km x 0,49), zo werd becijferd. Voor een willekeurige week werden er 2840 kilometers afgelegd naar locaties die ook goed per bus of trein bereikbaar waren. Bij een kilometerprijs van 0,49 werd dus per week 1.392 uitgegeven, terwijl de kosten voor dezelfde afstand met het reizen (eersteklas) per trein 674 per week zouden bedragen.
Ruim een jaar geleden werd de Adviesgroep Verkeer en Vervoer opgericht om zich bezig te houden met het vervoersmanagement van het bureau. De resultaten van het vervoersmanagement van Oranjewoud zijn aanzienlijk, zo blijkt uit het overzicht van de jaarlijkse kosten en opbrengsten. De carpoolregeling, bijvoorbeeld, levert het bedrijf 58.000 in een jaar op. “En al in 1993 kwamen we tot een uniforme carpoolregeling, waarbij een standaardcontract werd opgesteld dat zeer lucratief is voor de werknemers. Voor elke carpoolkilometer wordt namelijk een zakelijke vergoeding gegeven van 0,55,” zegt projectleider Gerard Fidom.
Per saldo bespaart het bedrijf nu jaarlijks 68.000 op onnodig verreden kilometers. Daar staat wel tegenover dat de reistijden in het algemeen langer zijn geworden. Dit verlies aan productiviteit is echter al gecompenseerd als slechts eenderde van de reistijd met het openbaar vervoer effectief als werktijd wordt benut.
Momenteel doet Fidom een studie naar nieuwe huisvesting. “Ons kantoor is nu nog in verspreide locaties ondergebracht. We zitten in vier verschillende gebouwen. Vanzelfsprekend brengt dit verkeer teweeg en die mobiliteit kost tijd en geld. Zoals we op de werkplek de lijnen kort proberen te houden, willen we de logistiek tussen de verschillende onderdelen van onze vestiging optimaliseren. Centrale vestiging nabij het station zou tot enorme besparingen leiden. Herhuisvesting is natuurlijk een grote stap, maar het is toch een serieuze overweging waard,” aldus Fidom.
Als tot herhuisvesting van Oranjewoud wordt besloten, kunnen grote besparingen worden verwacht. Precieze cijfers zijn nog niet beschikbaar, maar een grove schatting van de kostenbesparing valt al wel te maken. Veel van de werknemers van Oranjewoud reizen namelijk regelmatig per trein of bus. “De afstand tussen het station en het bedrijf bedraagt circa vijf kilometer: redelijk fors om te fietsen en ook per openbaar vervoer op jaarbasis een tijd- en geldverslindende afstand. Als tweehonderd werknemers dagelijks een kwartier aan deze afstand verliezen en dit wordt omgerekend in uurlonen, kom je tot aanzienlijke bedragen.”
De initiatieven die Oranjewoud heeft genomen, hebben niet alleen geleid tot kostenbesparingen en een mentaliteitsverandering. Het bedrijf adviseert ook andere firma’s op het gebied van vervoersmanagement. Daarmee heeft het bedrijf een mogelijk winstgevende activiteit gestart. “Maar de belangrijkste ontwikkeling is toch wel dat er zich sinds 1993 een mentaliteitsverandering binnen ons bedrijf heeft voorgedaan,” zegt Fidom. “Zo kijken we bij het vaststellen van onze vergaderlocaties heel nadrukkelijk naar het vervoersmanagement. Landelijke vergaderingen voor de hogere kaders worden in Amersfoort gehouden, tegenover het station. Ook zetten we in dit soort gevallen standaard een ad hoc carpoolsysteem op van vier personen per auto.”
Jan Bletz/Wim Groeneveld (case)
Geschreven voor Rendement