Greep op uw geld met factoring
Betalen en betaald worden – daar komt het op neer in het zakendoen. Wat u betaalt heeft u grotendeels zelf in de hand. Een goed debiteurenbeheer draagt ertoe bij dat u ook consequent betaald wordt. Om uw debiteurenbeheer te verbeteren, kunt u credit-managementactiviteiten zoals incasso geheel of gedeeltelijk uitbesteden. De debiteurenrisico’s die u dan nog loopt kunt u verder beperken door een kredietverzekering af te sluiten. In beide gevallen kunt u denken aan een factormaatschappij. Daarnaast biedt factoring u een vaste greep op uw kasstromen
Vroeger – factoring is dertig jaar geleden in Nederland geïntroduceerd – werd de factormaatschappij daadwerkelijk eigenaar van uitstaande vorderingen die ondernemingen overdroegen. Dat komt nog voor, maar gebruikelijk is dat de vordering aan de factormaatschappij worden verpand. U krijgt uw uitstaande rekening direct betaald – ‘bevoorschot’ – door de factormaatschappij. U heeft dus onmiddellijk de beschikking over uw geld (tot 85 à 90 procent van de overgedragen facturen).
Om ook zeker te zijn van de 10 -15% van uw omzet die de factormaatschappij niet voorfinanciert, kunt u het beste een aanvullende kredietverzekering afsluiten – hetzij bij de factormaatschappij, hetzij bij een kredietverzekeraar. Ook aanvullende werkzaamheden op het gebieden van debiteurenbewaking – incasso, bijvoorbeeld – behoren tot het standaard-dienstenpakket van de factormaatschappij.
Tot op zekere hoogte kunt u zelf bepalen hoe nadrukkelijk de rol van de factormaatschappij is. De factor biedt drie ‘modulair opgebouwde’ diensten, zegt J. Jungerius, marketing manager van FMN Finance House: ondersteuning op het gebied van debiteurenbewaking, financiering en kredietverzekering. Deze drie diensten kunnen al dan niet in combinatie met elkaar kunnen worden afgenomen, terwijl de ondernemer ook binnen elk van de drie modules variatiemogelijkheden heeft.
“Zo kan een ondernemer er voor kiezen het ‘staart-creditmanagement’ aan de factormaatschappij over te dragen”, aldus Jongerius. “Wij komen dan alleen in actie als facturen langere tijd uitstaan, bijvoorbeeld bij facturen die 45 dagen na vervaldatum nog niet zijn betaald. De ondernemer doet het eerste stuk zelf.” Zelfs bestaat de mogelijkheid tot bevoorschotting op debiteuren, waarbij het debiteurenbeheer door de onderneming wordt uitgevoerd onder toezicht van de factormaatschappij. Die voert dan het ‘schaduw creditmanagement’, zoals Jungerius het noemt. Gebruikelijk is dat de ondernemer het op zijn facturen vermeldt wanneer deze zijn overgedragen aan een factormaatschappij. “Een bedrijf kan onder voorwaarden ook kiezen voor ‘undisclosed factoring’, waarbij wij onzichtbaar blijven voor de afnemers van het bedrijf.” Voor wie een factormaatschappij vooral als financier wil, kan dit een aantrekkelijke optie zijn. Een ander uiterste is dat de ondernemer het debiteurenbeheer juist grotendeels aan de factor uitbesteedt. “De ondernemer kan zich dan aan zijn ‘core business’ wijden.” Afhankelijk van de diensten die u afneemt, betaalt u een premie aan de factormaatschappij.
Volgens FMN Finance House mag u uitgaan van 0,1 tot 1,5% van de voorgefinancierde omzet, met een minimum van fl.15.000. Daar komt rente bij voor de bevoorschotting. Heeft u een jaaromzet van minder dan fl.1,5 tot fl.2 miljoen, dan wegen de kosten van factoring voor u waarschijnlijk niet op tegen de baten. Uitzonderingen daargelaten, natuurlijk. Voor een onderneming met een snel uitdijende debiteurenportefeuille bijvoorbeeld kan factoring ook bij een omzet van minder dan een miljoen aantrekkelijk zijn.
Factormaatschappij als financier
Vaak komt u bij een factormaatschappij eerder aan financiering dan bij een bank. Jungerius geeft het voorbeeld van een snelgroeiend bedrijf met een bescheiden eigen vermogen maar een goedgevulde orderportefeuille. Een factormaatschappij zal bij zo’n bedrijf al gauw de bulk van de debiteuren willen voorfinancieren, terwijl een bank op grond van de zwakke balansverhoudingen nul op rekest geeft. “En mocht de bank toch overstag gaan, dan financiert ze niet meer dan 50% van het uitstaande bedrag.”
De factormaatschappij zal uw debiteurenportefeuille doorlichten voor ze tot financiering overgaat. Zo wordt de kredietwaardigheid van uw debiteuren onderzocht. Klanten met een slecht betalingsgedrag zullen niet worden geaccepteerd voor bevoorschotting. Uw debiteurenportefeuille wordt bovendien slechts verzekerd wanneer deze voldoende gespreid is; als u bijvoorbeeld negentig procent van het uitstaande bedrag aan vorderingen van slechts enkele klanten dient te ontvangen, is er sprake van een slechte spreiding. In de regel mag u voor niet meer dan 15 tot 25% van uw omzet van één klant afhankelijk zijn. Uitzonderingen zijn er wel, zegt Jungerius. “Een bedrijf met een kleine maar stabiele groep afnemers is voor ons vaak aantrekkelijker dan een bedrijf met een groot verloop onder zijn klanten.”
Ook wordt gekeken naar de branche waarin u actief bent. Vorderingen op particulieren zijn van factoring uitgesloten, evenals leveringen van kapitaalgoederen en andere producten met een hoge factuurwaarde die in termijnen worden betaald. Al te specifieke diensten worden ook vaak uitgesloten. Zo is maatsoftware – vanwege de deelbetalingen en vanwege de grote kans op onenigheid tussen leverancier en afnemer – moeilijk factorabel. Standaardsoftware wordt daarentegen meestal wel geaccepteerd.
Als u het credit management niet geheel aan de factormaatschappij overdraagt, dient uw credit management aan verschillende eisen te voldoen. Zo moet uw administratie duidelijk inzicht geven in uw debiteurenportefeuille. De factor staat niet toe dat u uw afnemers in termijnen laat betalen. Ook zal de factor met u willen afspreken welke betalingstermijnen er op uw facturen worden vermeld.
Kredietverzekering
Kredietverzekering is voor een bedrijf met een goede credit-managementbeleid een instrument om het debiteurenrisico in te perken of zelfs geheel weg te nemen. Van een kredietverzekering wordt van oudsher vaak gebruik gemaakt wanneer een onderneming zaken doet met het buitenland. Maar ook voor binnenlandse debiteuren kan overwogen worden een kredietverzekering af te sluiten. Dit komt zelfs steeds vaker voor.
Het principe van de kredietverzekering is eenvoudig: u betaalt een premie aan de verzekeraar, in ruil waarvoor deze het risico van non-betaling door de debiteur op zich neemt. Is er sprake van non-betaling, dan dient u een claim in bij de verzekeraar, waarna u het verzekerde bedrag ontvangt. Voorwaarde is wel dat uw betalingsvoorwaarden in orde zijn en er geen sprake is van een geschil over de geleverde producten. Ook zal een verzekeraar pas uitkeren als u het nodige heeft gedaan om uw geld te krijgen. Verzekering is dus geen vervanging van maar een aanvulling op een goed debiteurenbeheer.
Factormaatschappijen zijn – evenals de traditionele aanbieders van kredietverzekeringen, de kredietverzekeraars – alleen in de business-to-business sector actief. Vorderingen op particulieren kunnen dus niet bij de verzekeraar ondergebracht worden. Ook zal de debiteurenportefeuille van een aanvaardbare samenstelling en ‘kwaliteit’ moeten zijn. Als u wilt leveren aan dubieuze debiteuren, dan kan dat – maar wel geheel of gedeeltelijk op eigen risico. De verzekeraar bepaalt tot welk bedrag hij transacties met een bepaalde afnemer kan verzekeren. Of, als u het kredietrisico zelf wilt lopen, kunnen verzekeraars u inzicht geven in de aard en omvang van dit risico en adviseren over eventuele maatregelen. Zo kunt u toch uw voordeel doen van hun expertise.
Debiteurenbewaking
Ook voor het bewaken van debiteuren kunt u aankloppen bij factormaatschappijen – evenals trouwens bij incassobureau’s, advocaten en gerechtsdeurwaarders en kredietverzekeraars. Doorgaans zijn incassobureau’s, gerechtsdeurwaarders en advocaten minder thuis in de eerste fasen van het credit management, al is er onder deze groepen een tendens om zich ook op dit vlak te bewegen. Factormaatschappijen leggen zich – evenals kredietverzekeraars – daarentegen toe op alle fasen van het credit management. Zij kunnen u adviseren en indien gewenst ook een gedeelte van het bewaken van de debiteurenportefeuille uit handen nemen. “Vanaf de dag dat de ondernemer een factuur verstuurt tot en met het moment van betaling”, aldus Jungerius. Bij een zogeheten juridische incasso schakelt de factormaatschappij gerechtsdeurwaarders en/of advocaten in.
Factoring biedt verschillende voordelen:
– Doordat uw vorderingen direct worden bevoorschot, krijgt uw liquiditeitspositie een flinke oppepper. U heeft dus meer geld beschikbaar voor uw bedrijfsvoering. Onder bepaalde voorwaarden kan factoring leiden tot een aanzienlijke balansverkorting: de post ‘debiteuren’ verdwijnt immers nagenoeg.
– Vooral voor groeiende bedrijven is factoring een welkome vorm van financiering, vooral omdat er geen plafond aan zit: groeit uw bedrijf, dan groeit uw debiteurenportefeuille immers mee. Leent u van een bank, dan zult u bij iedere uitbreiding om een hogere kredietlimiet moeten verzoeken; heeft u een factormaatschappij ingeschakeld, dan krijgt u in principe vanzelf de beschikking over meer geld. Daarmee is factoring een zeer flexibele vorm van bedrijfsfinanciering.
– Omdat u de factor ook (een gedeelte) van het credit management laat overnemen, spaart u zich hiermee extra tijd en geld uit. Allerlei vaste kosten die u kwijt bent wanneer u zelf credit-managementactiviteiten ontplooit, variëren nu met uw omzet. U hoeft bijvoorbeeld geen eigen afdeling debiteurenbeheer meer te onderhouden, terwijl u seizoenschommelingen kunt afwentelen op de factormaatschappij.
– Factoring levert meer gemoedsrust op voor de ondernemer: doorwaakte nachten vanwege de angst dat een klant niet betaalt (‘Dan verkoop je toch gewoon de boot’) zijn er niet meer bij. Aangezien deze zorgen u worden ontnomen, kunt u zich beter richten op de kernactiviteiten van uw bedrijf.
– Omdat u zelf direct beschikt over uw geld, kunt u uw eigen leveranciers sneller betalen. Daardoor kunt u wellicht profiteren van extra kortingen op uw facturen.
– Alleen al het feit dat u bent aangesloten bij een factormaatschappij leidt tot verkorting van de betalingstermijn: ‘vreemde ogen dwingen’, zoals de zegswijze luidt. Bovendien worden trage betalers ‘opgevoed’ door de factor om snel te betalen. Daar heeft u direct plezier van. U betaalt minder rentekosten. Bovendien kunt u op langere termijn wellicht een lagere prijs bij de factor bedingen.
(Achtergrondartikel voor Rendement)