Voor jezelf beginnen deel 5: muis, mobiel en machinepark

Een kantoorruimte is niet goedkoop. Je bent zó 3000 euro per jaar kwijt voor een beetje representatief kantoor. En daar komen nog eens telefoon- en faxkosten bij, en de kosten voor apparatuur en allerlei software. Van tijd tot tijd – je zult zien: net als het slecht uitkomt – komt er bovendien een rekening van het GEB of van het schoonmaakbedrijf dat inhuurt. Alles bij elkaar lopen deze ‘overheadkosten’ al snel op tot 600 euro per maand. En dat zijn nog maar de ‘basics’. Want eigenlijk wil je ook een nieuwe mobiele telefoon aanschaffen en een organizer met kleurenscherm. Hoe kun je de kosten beperken?

In deze aflevering van ‘Voor jezelf beginnen’ komen aan de orde:

1. Wel of geen kantoor? En hoe vind je een geschikt kantoor?
2. De inrichting van je kantoorruimte
3. Hard- en software

1. Op kantorenjacht

Veel startende ondernemers beginnen met een kantoor in huis. Op de zolderkamer, in een hoekje in de huiskamer of weggestopt in de kelder. Eenvoudig en goedkoop, en je kunt het zo jaren volhouden. Ideaal is dit niet. Het komt bepaald niet professioneel over. Je hebt snel last van je huisgenoten, zeker als je nogal eens ’s avonds en in het weekend wilt doorwerken – en startende ondernemers maken nu eenmaal lange dagen. Voor veel zelfstandigen geldt bovendien dat ze moeite hebben zich thuis op hun werk te concentreren. Ook al hebben ze geen last van het huiselijk verkeer, ze laten zich makkelijk afleiden: ze gaan tv kijken, een schilderij ophangen, een boodschapje doen en voordat ze het in de gaten hebben is er weer een dag voorbij.

Het huis uit dus! Op naar een eigen kantoorruimte. Als je de kosten wilt beperken, is het bedrijvencentrum vaak een goede plek om te beginnen. Je kunt daar een ruimte huren in een gebouw dat speciaal is ingericht voor jonge ondernemingen, met allerlei collectieve voorzieningen (fax, kopieerapparaat, receptie). Natuurlijk kun je ook met een groepje een ruimte huren, bijvoorbeeld als ‘kostenmaatschap’. Het woord zegt het al: een maatschap die de kosten deelt. Anders dan bij een bedrijvencentrum kun je zelf beslissen welke kosten jullie maken en hoe je ze verdeelt. En als het botert tussen jou en je ‘maten’, kun je misschien ook gezamenlijk activiteiten ontplooien.

Ga je wat groter van start, dan kun je het beste een (bedrijven-)makelaar in de arm nemen. Oriënteer je wel eerst op de markt: waar zitten je concurrenten, wat zijn de voor- en nadelen van een bepaalde plek? Starters hebben de neiging wat te laag in te zetten, te goedkoop te gaan zitten waardoor de bereikbaarheid te wensen overlaat. Bedenk dan dat als je achteraf zit, je vaak meer reclamekosten zult moeten maken. Zeker als de ‘p’ van plaats een belangrijk element is in de marketingmix van jouw bedrijf.

2. De inrichting: representatief maar niet poenerig

In de glanzende folders van aanbieders van kantoorbenodigdheden kom je hem nog wel eens tegen: de yupperige zelfstandige die achterover leunt in zijn kalfslederen directeursstoel, de voeten op het kersenhouten bureau en de handen achter het lachende fotomodellenhoofd.

De werkelijkheid is anders. Althans bij starters die het verstandig aanpakken. Die draaien elke eurocent om. Niet uit krenterigheid, maar omdat ze het geld het liefst investeren in zaken die weer geld opleveren en hun kostbare geld niet willen verspillen. Op zich hoeven een goed bureau en een goede stoel geen verspilling te zijn Maar om nu meteen kersenhout en kalfsleer te nemen – nou nee. Zij zien in dat andere zaken belangrijker zijn, zoals marketing en apparatuur die onmisbaar is voor de bedrijfsvoering. Geen overbodige luxe, denken zij, en gaan op zoek naar goedkope aanbieders van kantoormeubilair.

En wat blijkt? Dat er voor weinig geld veel te koop is. Wegwerpmeubelen bestaan niet (misschien een gat in de markt voor jou?), wel kun je makkelijk aan gebruikt kantoormeubilair komen. Meubels die zijn afgedankt door andere ondernemers, die afkomstig zijn uit een faillissement, restantpartijen van meubelfabrikanten. Wat heb je nodig? Niet veel. Een bureau, een bureaustoeltje, een lamp en een ladenkast zijn vaak al genoeg. Vooruit dan: een schilderijtje om de grijze achterwand wat kleur te geven. En als je klanten moet ontvangen, moet je natuurlijk nog verder gaan. (Oude ondernemerswijsheid: Een mooi kantoor straalt succes uit – en wie associeert zich niet graag met succes?) Maar ook dan geldt: niet te veel kekke kantoorspulletjes. Je klanten zijn ook niet gek: die vragen zich af of ze soms te veel betalen als ze in een kantoor dat al te protserig is aangekleed.

3. Het machinepark van de professional

De kenniswerker kan niet zonder: de computer en de telefoon. Het zijn z’n belangrijkste bedrijfsmiddelen. Zoals een fabriek voor z’n productie afhankelijk is van het machinepark, zo is de moderne professional afhankelijk van de informatie- en communicatietechnologie. Goedkoop is hier al snel duurkoop: als je een apparaat kiest dat verouderd is of te weinig capaciteit heeft, beperkt dat je in je mogelijkheden om je beroep goed uit te oefenen. Je productiviteit is lager dan met een apparaat dat naar behoren functioneert, voor je het weet heb je jezelf het brood uit de mond gestoten.

Aan de andere kant geldt ook hier dat je je geld beter niet kunt besteden aan overbodige luxe. Kijk goed naar wat er voor jouw bedrijf echt belangrijk is. Die organizer met kleurenscherm, bijvoorbeeld – zou je daar niet even mee wachten? En als je zelden faxt of kopieert, bijvoorbeeld, kun je wellicht beter een multifunctionele printer kopen waarmee je niet alleen kunt printen maar ook scannen, faxen en kopiëren van achter je pc. Als je een grootverbruiker bent van het kopieerapparaat, kun je hier wellicht niet mee toe. maak eerst een inventarisatie van wat je nodig hebt en probeer dat vervolgens tegen een scherpe prijs te kopen. Kijk en vergelijk.

Zeker als je software zoekt heeft ‘shoppen’ zin. Ga na welke software werkelijk belangrijk is voor jouw bedrijf en zoek vervolgens een goed en goedkoop pakket. In de eerste plaats heb je zeker een besturingssysteem nodig, aangezien je computer zonder niet draait. De meeste starters kunnen verder toe met een Office-pakket met tekstverwerker en spreadsheet, een e-mailprogramma (al dan niet gecombineerd met organizer) en eventueel een databasepakket. Als je een eigen site wilt, wil je wellicht ook met een html-editor in de weer – zo niet om je site te ontwikkelen, dan toch zeker om hem te onderhouden. Antivirussoftware kan ook niet ontbreken, en als je veel op internet zit een ‘firewall’ evenmin.

Veel gebruikers zijn geneigd om software van Microsoft aan te schaffen, zeker mensen die ‘niet te veel gedoe met computers’ willen. Er zijn echter goedkope, zelfs kosteloze alternatieven. Zo zijn de solide besturingssystemen Linux en Free BSD (bijna) gratis (afhankelijk van of je de software op een CD-ROM koopt met handleiding erbij). Deze software wordt maar door een beperkt aantal leveranciers ondersteund, maar als je de weg weet op internet is dat een gering bezwaar. Allerlei mensen, vaak hobbyisten die hebben meegeholpen deze ‘open source’ software te ontwikkelen zijn graag bereid je te helpen als je vragen hebt.

Artikel voor Planet Internet