Voor jezelf beginnen deel 6: Geld!

Natuurlijk, niet alles draait om geld. Maar zonder geld draait er niets, je bedrijf tenminste niet. Je kunt geen uitgaven meer doen, je telefoon wordt afgesloten, je schuldeisers vallen je lastig met aanmaningen en de belastingdienst komt met boetes en dagvaardingen. Voor je het weet, stort je bedrijf in. Zorg dus dat je zorgvuldig met geld omgaat als ondernemer. Hoe? Dat wordt behandeld in deze en de volgende aflevering van ‘Voor jezelf beginnen’. In deze aflevering wordt vooral ingegaan op de onderwerpen liquiditeitsbegroting en administratie. De volgende keer wordt stilgestaan bij debiteurenbeheer.

Goed omgaan met geld is in wezen heel simpel. Je moet zorgen dat er voldoende geld bijtijds het bedrijf binnenkomt en je moet zorgen dat er niet te veel geld het bedrijf weer uitstroomt. Dat is eigenlijk alles.

De inkomende geldstroom kun je beïnvloeden door klanten te werven. Daarnaast kan goed debiteurenbeheer ertoe bijdragen dat die klanten ook tijdig betalen. Helemaal in de hand heb je de inkomsten natuurlijk niet: je weet niet zeker of je marketingacties leiden tot opdrachten en ook met debiteurenbeheer kun je een klant moeilijk dwingen op tijd te betalen.

Over de uitgaande geldstroom heb je veel meer beheersing: je draait de kraan gewoon open en dicht als je dat wilt. Wel ben je enigszins beperkt in je vrijheid. De huur, de (vaste) telefoonkosten en andere vaste lasten zul je toch moeten betalen. Maar voor het overige kun je je geld uitgeven zoals jou dat uitkomt. Als je inkomsten voldoende zijn om alle vaste lasten te betalen, kun je de rest aanwenden voor investeringen in je bedrijf, voor privé-gebruik – wat je maar wilt.

Zaak is wel dat je inzicht hebt in je inkomsten en uitgaven, wil je die twee geldstromen met beleid kunnen beïnvloeden. De liquiditeitsbegroting en de administratie bieden dat inzicht grotendeels.

Liquiditeitsprognose

Als je een ondernemingsplan hebt gemaakt, staat daar een liquiditeitsprognose in met alle verwachte inkomsten en uitgaven. Die liquiditeitsprognose is niet meer dan een momentopname, die je van tijd tot tijd kunt bijstellen. Als een printer onverwachts stuk gaat en moet worden vervangen, bijvoorbeeld, neem je dit op in de liquiditeitsprognose. Je noteert hoe veel een nieuwe printer gaat kosten en wanneer je het apparaat denkt te gaan betalen. Heb je het geld op de bank staan? En wat zijn de consequenties als je dat geld opneemt? Loop je gevaar dat je dan zo weinig geld overhoudt dat je je belastingaanslag niet kunt voldoen, terwijl volgens je liquiditeitsprognose over een week geld krijgt van een rekening die nu nog uitstaat? Dan is het misschien beter om tot dan te wachten met aanschaf van die printer. Aan de hand van de liquiditeitsprognose kun je dit soort afwegingen maken. Heb je geen zin in dit gewik en geweeg, of zie je er het nut niet van in – misschien omdat je toch wel genoeg verdient om alle uitgaven te betalen – dan kun je de liquiditeitsprognose ook achterwege laten. Je bent in elk geval niet wettelijk verplicht om er gebruik van te maken.

Administratie

In de administratie leg je alle kosten en opbrengsten volgens de facturen en kassabonnen die je hebt verstuurd en ontvangen. Terwijl je liquiditeitsprognose gebaseerd is op verwachte inkomsten en uitgaven, bestaat de administratie uit waargenomen kosten en opbrengsten. En waar je bij de liquiditeitsprognose steeds noteert wanneer je denkt een bepaald bedrag te ontvangen of uit te geven, boek je kosten en opbrengsten op het moment dat ze zich aandienen: niet de kasdatum maar de factuurdatum telt. Wat nog niet wil zeggen dat de kosten en opbrengsten ook daadwerkelijk hebben plaatsgevonden: een factuur die niet betaald is, bijvoorbeeld, wordt in de administratie toch als omzet geboekt. Later (meestal als je je belastingaangifte moet doen) kun je dit corrigeren. Nog een verschil tussen liquiditeitsprognose en administratie: niet alle inkomsten (of uitgaven) zijn opbrengsten (of kosten). Belastinguitgaven, bijvoorbeeld, neemt je wel op in het overzicht van verwachte inkomsten en uitgaven (zie boven – een belastingaanslag kan de aanschaf van een printer immers doorkruisen), maar het zijn geen kosten.

Afschrijvingen vormen een verhaal apart. In principe kun je alle kosten die je maakt voor je onderneming in mindering brengen op je winst. Kantoormeubilair, apparatuur en andere goederen hoger uitvallen dan 450 euro moeten echter over een aantal jaren worden afgeschreven. Niet zo gek: de belastingdienst gaat ervan uit dat die goederen een aantal jaren mee zullen gaan, en waarom de ondernemer bevoordelen door hem de kosten in één keer ten laste van de winst te brengen? In de liquiditeitsprognose worden de uitgaven wel één keer opgevoerd – aangenomen dat ze ook in één keer plaatsvinden: als je in termijnen betaalt, keert dit uiteraard terug in de liquiditeitsprognose. In de administratie is het verband tussen de werkelijke uitgaven en de boekhoudkundige kosten ver te zoeken. Computers en andere ‘high tech’ apparatuur kunnen in drie jaar worden afgeschreven, terwijl de kosten voor meubilair over vijf jaar moet worden uitgesmeerd. Of ze in één keer betaald zijn of niet, doet er niet toe: dit is nu eenmaal wettelijk vereist.

Er zijn zeer uiteenlopende manieren om de administratie aan te pakken. Hoewel de meeste kleine ondernemers het zien als een noodzakelijk kwaad, besteden sommige al het werk uit aan een accountant of belastingadviseur. Een groot nadeel daarvan is dat je jezelf berooft van de mogelijkheid om zicht te behouden op de werkelijke gang van zaken binnen de onderneming. De gulden middenweg is wellicht: Laat een adviseur je administratie opzetten en voer deze dan volgens zijn richtlijnen. Laat hem eens per halfjaar of per jaar je administratie controleren. Laat hem je jaarrekeningen opstellen (met als belangrijkste onderdelen: de resultatenrekening, waarin je omzet, kosten en winst staan en de balans, met een overzicht van je bezittingen en schulden aan het begin en het einde van het jaar). Tenslotte: laat hem vooral ook je belastingpapieren verzorgen.

Belastingen

Zoals gezegd: je belastingpapieren kun je het beste laten verzorgen door een adviseur. Een gespecialiseerde accountant of beter nog fiscalist kan dit beter en sneller dan jij, dus waarom zelf gaan ploeteren? Wel kan het de moeite waard zijn om je – al dan niet samen met degen die jouw belastingzaken behartigt – eens te verdiepen in de belastingregels die voor jouw onderneming van toepassing zijn. Zeker als je een vinger aan de pols wilt houden van je fiscale adviseur of als je voor je liquiditeitsbegroting wilt weten hoe hoog de komende belastingaanslag wordt.

De belangrijkste regels op een rij:

– Voor de inkomstenbelasting ben je ondernemer als je ten minste drie opdrachtgevers hebt, er geen gezagsverhouding is met je opdrachtgevers en als je je als zelfstandig ondernemer gedraagt (zoals blijkt uit eigen briefpapier, facturen, visitekaartjes e.d.). Ook moet je enig financieel risico lopen.

– Als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, kun je de kosten die je maakt voor je bedrijf in mindering brengen op je winst uit onderneming. In de regel voor de volle 100%. Representatiekosten kunnen echter slechts beperkt worden opgevoerd.

– Daarnaast kun je gebruik maken van de investeringsaftrek, als je investeringen samen tenminste 1.900 euro bedragen.

– Als je ten minste 1.225 uur per jaar actief bent als ondernemer, kun je gebruik maken van enkele zogeheten ondernemersfaciliteiten. Behalve de oudedagsreserve, zijn de belangrijkste van deze aftrekposten de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Op de startersaftrek (momenteel 1.829 euro per jaar) mag je de eerste drie jaar van je ondernemerschap een beroep doen. De zelfstandigenaftrek hangt af van de hoogte van je winst. Hoe hoger de winst, hoe lager de aftrek. Bij een winst tot 12.110 euro mag je 6.5358 euro aftrekken, bij een winst van 51.620 euro en hoger is dat 3.162 euro.

Software

Je hoort sommige ondernemers wel eens hoog opgeven van hun fantastische boekhoudpakket. Andere hoor je weer klagen dat het zo inflexibel is, of duur. Wie moet je nu geloven? Moet je eigenlijk wel een financieel-administratief pakket aanschaffen? Het antwoord is niet zo een, twee, drie te geven. Of je een pakket moet hebben en welk pakket het beste is, hangt vooral van je persoonlijke voorkeur af. In de regel volstaat voor starters en ondernemers met een kleine administratie (zonder voorraadbeheer, bijvoorbeeld, of veel kasbetalingen) een eenvoudig boekhoudprogramma.

Een liquiditeitsoverzicht en je administratie kun desgewenst al in een spreadsheet onderbrengen, maar je bent dan wel erg beperkt in je mogelijkheden. Met een ‘echt’ boekhoudpakket, kun je de twee makkelijk koppelen (zodat je kunt zien of alle inkomsten en uitgaven volgens plan verlopen), je kunt makkelijk een BTW-overzicht of een balans en resultatenrekening uitdraaien, je kunt een koppeling maken met je relatiebestand (scheelt weer een adresje invoeren als je een factuur opstelt), de software kan je erop attenderen als een uitstaande rekening niet op tijd is betaald, kan desnoods zelf aanmaningen opstellen – enzovoorts, enzovoorts.

Boekhoudpakketten zijn er in allerlei soorten en maten. Evenals de andere software die in deze reeks aan de orde kwam (zie de aflevering Muis, mobiel en machinepark), lopen de kosten sterk uiteen. En de goedkope (soms zelfs gratis) pakketten zijn lang niet altijd de minste. Overigens geldt ook hier: overleg met je adviseur. Misschien dat hij de voorkeur geeft aan een bepaald pakket, bijvoorbeeld omdat hij jouw financiële gegevens op een bepaalde manier wil krijgen aangeleverd.

Artikel voor Planet Internet

Deel:

Geef een antwoord