Time-management: wees baas over eigen tijd

Hoe beter een ondernemer zijn tijd indeelt, hoe beter de prestaties van zijn bedrijf kunnen zijn. Er komt kostbare tijd vrij, die productief kan worden aangewend. Time-management voorkomt verspilling van tijd, een schaars goed bij uitstek.

Het lijkt alsof directeuren steeds meer te doen krijgen. En de schaarse tijd wordt lang niet altijd goed besteed. Dit blijkt uit een vorig jaar verschenen rapport van het onderzoek- en adviesbureau Berenschot en het Nederlands Centrum van Directeuren en Commissarissen (NCD), gebaseerd op een enquête onder 5000 directeuren. Volgens het rapport werkt driekwart van de directeuren ten minste 50 tot 60 uur per week. Bijna de helft besteedt zelfs meer dan 60 tot 70 per week. In de jaren vijftig was de directeur 60 tot 70 uur per week aan het werk. Bij tien jaar geleden gehouden onderzoek naar de tijdbesteding van directeuren was de Nederlandse directeur gemiddeld slechts 55 tot 60 uur per week kwijt. Het is alsof er een terugkeer naar vroegere, drukkere tijden is gekomen.

“De nieuwe onderzoeksresultaten zijn niet helemaal vergelijkbaar met de vorige”, aldus drs. ing. C. Rippen, die als senior adviseur voor Berenschot het laatste onderzoek begeleidde. “Maar het lijkt er sterk op dat directeuren een stijgend aantal uren aan hun werk besteden.” Rippen verklaart dit grotendeels uit een ‘vraaggestuurde’ tijdbesteding die de meeste directeuren er op na houden. “Men laat zich veelal leiden door wat zich aandient.” Zo loopt de dag vol, zonder dat men er zelf greep op heeft.

Hierdoor ontstaat er snel een wanverhouding tussen prioriteitsstelling en tijdbesteding. “In de praktijk bepalen de dagelijkse zaken die misschien minder belangrijk zijn, maar wel urgent de agenda.” De directeur is vooral bezig met reizen (6 uur per week), operationele bezigheden rondom het product of de dienst (5,6 uur), verkoopactiviteiten (4,9) en het doorwerken van de post en het voeren van telefoongesprekken (4,7 uur). Deze zaken hebben echter in de ogen van de directeuren geen prioriteit. Dat hebben zaken als het vergroten van het marktaandeel, zorg voor kwaliteit, het aanboren van nieuwe markten en het verbeteren van de service aan klanten. “De dagelijkse drukte staat aandacht voor dergelijke zaken echter vaak in de weg.”

Zo moet het dus niet. Tijd dient – evenals elk ander bedrijfsmiddel – met overleg te worden aangewend. De strijd tegen tijdgebrek kan op twee fronten worden gevoerd: 1) door het werk goed af te bakenen en 2) het werk beter te organiseren.

Afbakening van de werkzaamheden is voornamelijk een kwestie van prioriteiten stellen. Wat doet u zelf? En in welke volgorde? Wat laat u over aan een ander? Het werk kan worden ingedeeld in de kwalificaties: urgent en belangrijk. Wat urgent en belangrijk is moet als eerste uitgevoerd worden, wat urgent en niet belangrijk is heeft daarna prioriteit. Vervolgens handelt men de niet-urgente en wel belangrijke zaken af. Als laatste kijkt men naar de niet-urgente en niet-belangrijke zaken. Wat urgent en belangrijk is moet als eerste uitgevoerd worden, wat urgent en niet belangrijk is heeft daarna prioriteit. Vervolgens handelt men de niet-urgente en wel belangrijke zaken af. Als laatste kijkt men naar de niet-urgente en niet-belangrijke zaken.

Een belangrijke manier om tijd te winnen is zaken niet doen. Wat geen prioriteit heeft en niet urgent is op uw lijst van te verrichten activiteiten, kunt u wellicht helemaal nagelaten. Of de werkzaamheden überhaupt niet hoeven plaats te vinden, hangt er maar van af. Zaken die niet in lijn zijn van de strategie van het bedrijf kunnen vaak komen te vervallen – ze zijn niet alleen voor u zelf onbelangrijk, maar ook voorandere mensen binnen het bedrijf.

Andere werkzaamheden zijn wellicht heel belangrijk, maar kunnen goed aan anderen worden overgelaten. U kunt dan tijdwinst boeken door te delegeren. Het moeilijke van delegeren is dat anderen de werkzaamheden op een andere manier uitvoeren dan u zelf zou hebben gedaan. Men dient bij delegeren dus te kunnen accepteren dat de resultaten op een andere manier tot stand worden gebracht. Wel dient u degene aan wie wordt gedelegeerd een concreet doel te geven. Bij het delegeren van werkzaamheden is het van belang dat er wederzijds vertrouwen bestaat. Daar ontbreekt het in de praktijk nog te vaak aan, weet Rippen. “Veel leidinggevenden hebben de neiging om zaken tot in detail aan te sturen en toezicht te houden. Terwijl dat alleen maar contraproductief werkt. Degene aan wie gedelegeerd wordt, voelt zich beknot in zijn vrijheid en heeft al gauw het gevoel dat hij het niet goed doet. En degene die delegeert bespaart zich niet of nauwelijks tijd uit – terwijl het hem daarom toch is te doen.”

Een goede prioriteitenstelling, zaken nalaten en delegeren dragen bij tot een hogere effectiviteit van de leidinggevende: hij wint tijd om zich op werkelijk belangrijke zaken te concentreren. Hij wint tijd omdat hij de goede dingen doet. Door het werk beter te organiseren kan hij efficencyverbeteringen doorvoeren. Hij wint opnieuw tijd: de dingen goed doen is efficient.

Efficiënt omgaan met tijd is vooral een kwestie van goed indelen en op elkaar afstemmen van de verschillende activiteiten die op de agenda staan. Er zijn verschillende methoden om dit te doen. Het bureau Time Manager, gebaseerd op een Deense filosofie, doceert managers in het efficiënt gebruiken van hun tijd. Door de tijdbesteding van de manager in kaart te brengen en te analyseren, kunnen activiteiten beter worden gestructureerd.

De basis hiervoor is een analyse van de huidige tijdbesteding. Dit betekent voor de manager “tijdschrijven”: men dient bij te houden hoeveel tijd men aan elke activiteit kwijt is, elke verandering in de werkzaamheden dient opgeschreven te worden. Nadat dit gedurende een bepaalde periode is uitgevoerd kan men de activiteiten gaan rubriceren en analyseren. Er kan bijvoorbeeld uit naar voren komen dat de totale tijdbesteding te hoog is, dat er teveel aandacht aan details wordt besteed, dat er te weinig tijd over blijft voor het lezen van vakliteratuur of dat hoofdzaken in de knel komen. Het time-management bestaat in feite uit het budgetteren van de tijd: elk onderdeel van het werk krijgt een aantal uren per jaar toegewezen.

Het gevolg is dat er een bepaalde structuur in het werk ontstaat: bijvoorbeeld maandag en vrijdag wordt op kantoor doorgebracht en de resterende dagen zijn in principe bestemd voor activiteiten buiten de deur. Voor elke medewerker kan wekelijks een vast uur worden gereserveerd, waarin hij tegen de baas aan kan praten. Telefoongesprekken moeten zoveel mogelijk geconcentreerd worden op een bepaald deel van de dag. Het uitvoeren van activiteiten in bepaalde “blokken” is met name ook van belang voor werkzaamheden, waar veel concentratie voor nodig is. Het heeft weinig zin deze over de dag te versnipperen.

Ook het PS4-systeem (Personal System) van Rob Bosman is gericht op het maken van een goede planning. Hierbij maakt men een inhoudsopgave met agenda, jaaroverzichten, persoonlijk werkarchief, diversen en naam-adres-woonplaats-gegevens. Men stelt een jaarplanning, maandagenda, weekagenda en dagelijks actieformulier op. Ook is er ruimte voor feestelijkheden, verslagen, ideeën. De werkmethode is nu om voortdurend afspraken naar de juiste categorie over te nemen. Aan het eind van de week worden de afspraken uit de maandplanning overgenomen naar de weekplanning. Voor het weekeinde zijn de zaken alweer op orde.

Behalve een goede planning, kan de efficiency ook worden verhoogd door betrekkelijk simpele activiteiten als goed op ruimen. Men kan immers veel tijd besparen wanneer zoekwerk wordt voorkomen. Zorgvuldig opruimen en archiveren is in de eerste plaats nodig voor de administratie. Maar ook afspraken, plannen en andere gegevens kunnen worden bijgehouden. Een goede agenda is hierbij uiteraard onontbeerlijk. Tegenwoordig zijn er ook veel ‘personal organizers’ op de markt. Voor adresbestanden kunnen deze zeker nuttig zijn. Het bijhouden van de organizer vereist echter de nodige discipline. Dat maakt de organizer vooral geschikt voor mensen die hun werk al in hoge mate hebben georganiseerd. Sloddervossen hebben er minder aan.

<Kader: vergaderen in een mum van tijd>

Vergaderen slokt veel tijd op van leidinggevenden. Volgens het Berenschot/NCD-onderzoek ‘Wat houdt directeuren bezig’ besteedt de directeur per week 4,2 uur aan werkoverleg. Aan directievergaderingen gaan 2,7 uur op. Volgens de vergaderkundige W. van Vree (Vergaderkundig bureau Van Vree) wordt in het bedrijfsleven gemiddeld 15 – 25% van de totale werktijd aan vergaderen wordt besteed. In de overheidssector is dit zelfs 35 tot 50 % van de werktijd.

Van Vree stelt dat het te gemakkelijk is om meteen te concluderen dat er dus minder vergaderd dient te worden. “Vergaderen kost veel tijd, maar kan ertoe bijdragen dat er een draagvlak wordt gecreëerd voor belangrijke beslissingen. Zo kan vergaderen toch tot de effectiviteit van een onderneming bijdragen.”

Volgens Van Vree moet vergaderen zeker niet afgeschaft worden, maar is het wel van belang om een goede, efficiënte vergadertechniek te hanteren.

Enkele tips voor een goede vergadering

– Vergader alleen als er noodzaak toe is. “Niet vergaderen zou de regel moeten zijn”, aldus Van Vree. En als er een vergadering is gepland, hoeft niet iedereen bij elk agendapunt aanwezig te zijn.

– Voorkom dat vergaderen een sleur wordt. “Nodig bijvoorbeeld van tijd tot tijd een gastspreker uit. Of rouleer het voorzitterschap. Voorkom dat mensen dezelfde plaats aan tafel innemen.”

– Het tijdstip dient een punt van aandacht te zijn. Meestal zijn alle medewerkers geneigd tot sneller vergaderen als de vergadering in de namiddag wordt gepland (aanvang 15.00 of 16.00 uur ’s middags). Belangrijke vergaderingen kunnen ’s ochtends plaatsvinden als mensen fit zijn.

– Alle deelnemers dienen de vergadering goed voor te bereiden. Een goede voorbereiding kost enige tijd. “Maar als de deelnemers slecht zijn voorbereid, dreigen de discussies veel minder interessant te zijn en veel langer te duren”, aldus De Vree. “Een goede voorbereiding verdient zich altijd terug.” De voorbereidingstijd kan worden verkort door de convocaten niet vergezeld te laten gaan met uitvoerige notulen van eerdere vergaderingen maar met een besluitenlijst of een lijst met actiepunten.

– Begin met het belangrijkste agendapunt. Zorg verder voor een ’thematische’ indeling van de vergadering, gegroepeerd rondom verschillende agendapunten.

– Zorg dat de vergadering aan een strakke planning gebonden is. Geef in de convocaten niet alleen een begintijd op maar ook een eindtijd van de vergadering. Wacht niet te lang op laatkomers. Zorg voor tijdsdruk. Stel voor elk agendapunt een bepaalde tijdsduur vast; zie erop toe dat die niet wordt overschreden. Las van tijd tot tijd korte pauzes in.

– Een goede, effectieve vergadering kent een atmosfeer waarin samen naar oplossingen wordt gezocht. Dit kan worden bevorderd door negatieve kritiek te beperken en constructieve aanvullingen en opmerkingen te stimuleren. Dat kan bijvoorbeeld door in te grijpen als deelnemers elkaar vliegen afvangen, ze zo nu en dan verplichten positieve opmerkingen te maken en brainstormen aan te moedigen. <Einde kader>

Literatuur

– ’t is tijd om te leven, Rob Bosman, Synergie Products, ISBN 90-802612-1-1

– ‘Wat houdt directeuren bezig’. Berenschot-NCD enquête (1995)

– Onderzoeken van mr. H. Luik naar tijdbesteding van directeuren voor het Nederlands Centrum van Directeuren in 1953 en 1983.

Checklist time-management

– Prioriteiten stellen is een beproefd middel om tijd te besparen. Deel de activiteiten die u moet verrichten in vier categorieën in: belangrijk en urgent, belangrijk en niet urgent, niet urgent en urgent en niet belangrijk. Handel de werkzaamheden af in deze volgorde.

– Zaken nalaten is een belangrijke manier om tijd te besparen. Leg daarom vast: wat doet u zelf, wat delegeert u.

– Doe niet alleen de goede dingen, doe de dingen ook goed: win tijd door een goede indeling van te verrichten werkzaamheden. Beschouw tijd als een bedrijfsmiddel: een schaars goed dat u op verschillende manieren kunt aanwenden.

– Maak een ’tijdbudget’: ken alle geplande activiteiten een aantal uren per jaar, maand, week en dag toe.

– Probeer uw tijd niet te versnipperen. Werk zoveel mogelijk in ’tijdblokken’.

– Goed archiveren, plannen en registreren kan bijdragen tot een betere tijdsindeling.

– Voor vergaderen geldt: vergader alleen als het noodzakelijk is. Zie erop toe dat deelnemers zich goed voorbereiden.

Artikel voor Rendement