Voor jezelf beginnen deel 8: De tijd de baas

Als zelfstandige merk je vaak dat alles veel meer tijd kost dan gepland. Je bent van nature optimistisch ingesteld, waardoor je al gauw te veel hooi op je vork neemt. Daar komt bij dat je sterk afhankelijk bent van allerlei zaken die je niet in de hand hebt, zoals de (vaak chaotische) agenda van klanten. Dit maakt het nog eens extra moeilijk om je tijd in te delen. Ook kun je niet zoals een ‘nine-to-fiver’ zomaar de deur achter je dicht trekken om thuis achter de kruimige aardappels te gaan zitten, althans niet zonder dat het direct in je portemonnee voelt. Dus werk je vaak over. Voor je het weet, gaat dit ten koste van je privé-leven. Hoe kun je dit tegengaan?

Vergis je niet, een op het eerste gezicht neutraal en betrekkelijk onschuldig onderwerp als ‘Time Management’ heeft een existentiële lading. Hoe komt het namelijk dat je het zo druk hebt? Omdat je niet precies weet wat je met je leven wilt! Zo redeneren tenminste veel professionele adviseurs en schrijvers op het gebied van ’time management’. Soms komen ze aanzetten met een beroemd paradoxaal citaat van Voltaire: ‘Het spijt me dat deze brief wat lang is uitgevallen, ik had geen tijd om een korte te schrijven.’

Leef bewust

En zo is het in het leven misschien ook wel: wie niet weet wat hij met zijn leven wil, waaiert alle kanten op. En dat slokt onnutte tijd op. Uiteraard kun je proberen om met een goed agendabeheer die tijd zo efficiënt mogelijk in te delen, om zo veel mogelijk te doen in de korte tijd die je ter beschikking staat. Maar is het niet veel beter om te streven naar meer effectiviteit en vooral zo veel mogelijk belangrijke dingen te doen? Als je weet wat prioriteit heeft in jouw leven, kun je ook prioriteiten stellen, zo is de redenering. Dat is dus een eerste stap: wat vind jij belangrijk in jouw leven? Als je tijd wilt besparen, leef dan bewust! En weer krijg je dan vaak een citaat opgedrongen, dit keer van Goethe: ‘In de beperking toont zich de meester.’

Op deze zienswijze valt natuurlijk wel wat af te dingen. Veel mensen vinden het bijvoorbeeld juist fijn om wat aan te rommelen in hun leven, en vinden alleen al het idee dat ze zichzelf beperkingen moeten opleggen benauwend. Zeker zelfstandigen: een van de charmes van het ondernemerschap is juist de grote vrijheid. Maar goed – als je het gevoel hebt dat je te vaak de slaaf bent van jouw agenda, heb je er wellicht wel wat aan. Stel voor jezelf vast (al is het maar voor één of twee jaar) wat je echt belangrijk vindt. En stel je prioriteit hier op af: zorg dat je zo veel mogelijk belangrijke dingen doet, en dat de minder belangrijke zaken op een lager plan komen te staan. Op deze manier kun je het werk afbakenen.

Niet doen en uitbesteden

De strijd tegen tijdgebrek kan vervolgens ook op een ander front worden gevoerd: door het werk beter te organiseren. Een belangrijke manier om tijd te winnen is zaken laten voor wat ze zijn – niet doen, dus – of uitbesteden. Wat geen prioriteit heeft, kun je wellicht het beste helemaal nalaten. Andere werkzaamheden zijn wellicht heel belangrijk, maar kunnen heel goed of zelfs beter aan anderen worden overgelaten. Dit geldt niet alleen voor zakelijke activiteiten, maar juist ook voor huishoudelijk werk zoals boodschappen doen en koken.

Uitbesteden, dus! Het moeilijke van delegeren is dat anderen de werkzaamheden op een andere manier uitvoeren dan je zelf zou hebben gedaan. Je dient bij delegeren dus te kunnen accepteren dat de resultaten op een andere manier tot stand worden gebracht. Wel is het goed om degene aan wie je iets uitbesteedt goed te ‘briefen’. Maar vermijd dat je alles tot in detail gaat aansturen en toezicht blijft houden. Dat werkt alleen maar contraproductief. Degene aan wie je iets uitbesteedt, voelt zich beknot in zijn vrijheid en heeft al gauw het gevoel dat hij het niet goed doet. En jij bespaart je niet of nauwelijks tijd uit – terwijl het je daarom toch is te doen.

Deel je tijd efficiënt in

Een goede prioriteitenstelling, zaken niet doen en uitbesteden dragen alledrie bij tot een hogere effectiviteit: je wint tijd om je op werkelijk belangrijke zaken te concentreren. Tot slot kun je proberen je tijd zo efficiënt mogelijk te benutten. Efficiënt omgaan met tijd is vooral een kwestie van goed indelen en op elkaar afstemmen van de verschillende activiteiten die op de agenda staan. Als je hier moeite mee hebt, is het wellicht een goed idee enige tijd van uur tot uur bij te houden hoe je de dag doorbrengt. Van tijd tot tijd kun je dan kijken of deze tijdsindeling niet kan worden verbeterd.

Behalve een goede planning, kan de efficiency ook worden verhoogd door betrekkelijk simpele activiteiten als goed op ruimen en archiveren. Je kunt tenslotte veel tijd besparen wanneer je allerlei zoekwerk voorkomt. Houd je administratie dus goed bij. Het zelfde geldt voor je afspraken, plannen en andere gegevens ook Een goede agenda is hierbij uiteraard onontbeerlijk. Tegenwoordig zijn er ook veel ‘personal organizers’ op de markt. Voor adresbestanden kunnen deze zeker nuttig zijn. Het bijhouden van de organizer vereist echter de nodige discipline. Dat maakt de organizer vooral geschikt voor mensen die hun werk al in hoge mate hebben georganiseerd. Sloddervossen hebben er minder aan. Zij moeten waarschijnlijk eerst nog antwoord vinden op de vraag waarom ze ‘hier op aard’ zijn. ‘First things first….’

Artikel voor Planet Internet

Deel:

2 reacties op “Voor jezelf beginnen deel 8: De tijd de baas

  1. In één woord geweldig, zo veel informatie voor een beginnend ondernemer zo helder en zo overzichtelijk bij elkaar. Je hebt me geholpen.

Geef een reactie