Risicobeheer met de database (XML bij Philips Dangerous Goods)
Misschien kun je het een bijproduct noemen van elektronicafabrikant Philips: de informatie die het bedrijf heeft over allerlei chemicaliën. Informatie die het aan de man brengt ‘als een soort uitgever’, zoals Andries Willemsen, Manager Dangerous Goods het uitdrukt. Sinds kort worden de gegevens over chemicaliën opgeslagen in een op XML gebaseerd databasemangementsysteem. Met (vrijwel) alleen voordelen boven de oude mainframetoepassing.
“Er komt tegenwoordig geen product van Philips op de markt of er zijn chemicaliën aan te pas gekomen”, zegt Andries Willemsen, Manager van de ‘service unit’ Dangerous Goods van Philips. “De huidige maatschappij kan niet zonder chemicaliën. Lijmen, reinigingsmiddelen, lakken, verven – noem maar op. En wat denkt u van de chipssector: één lange reeks processen gebaseerd op natte chemie.” Vaak zijn die chemicaliën gevaarlijk. Soms direct, omdat ze schadelijk zijn voor mens en milieu. Soms indirect, omdat ze in combinatie met andere stoffen gevaar op leveren. “Een erg actueel voorbeeld zijn producten die je naast de meer bekende toepassingen kunt gebruiken voor de aanmaak van chemische wapens.”
De afdeling van Willemsen heeft als belangrijkste taak om klanten – veelal Philips-bedrijven, maar ook bedrijven buiten het concern – te informeren hoe schadelijk de stoffen zijn die zij willen opslaan, vervoeren of verwerken. Ook geeft de voormalige stafafdeling advies hoe ze moeten omgaan met diezelfde stoffen. In de regel is dat advies op initiatief van de afdeling Dangerous Goods zelf, maar het komt ook vaak voor dat klanten de afdeling als een soort ‘helpdesk’ raadplegen.
Willemsen vergelijkt zijn werk met dat van een uitgever. Ook hij verzamelt informatie en verrijkt en “verkoopt” deze. Dangerous Goods heeft verschillende bronnen met informatie over gevaarlijke stoffen. In de eerste plaats natuurlijk de klant zelf, die opgaaf doet over producten en hun samenstellende delen. Deze informatie moet worden verrijkt oftewel ‘gevalideerd’. Er moet worden gecontroleerd of verstrekte gegevens wel juist zijn, de chemische en fysische informatie moet worden aangevuld met toxicologische informatie. Een belangrijke bron hiervoor is de (Europese) wet- en regelgeving, waarin immers de wettelijke normen voor omgang met allerlei stoffen liggen vastgelegd. En dan is er in de loop van de jaren binnenshuis bij Dangerous Goods natuurlijk enorm veel informatie verzameld en gestructureerd vastgelegd in een database.
Grote jongen
Sinds enkele maanden is al deze informatie ondergebracht in een op XML gebaseerd databasemanagementsysteem. Op dit moment heeft de afdeling Dangerous Goods nog een mainframeapplicatie met beperkte webenabling. “Een OS390 platform: een echte grote jongen”, aldus Willemsen. “Dat was een omgeving die betrouwbaar en veilig is. Het werkte altijd en de informatie kon buitengewoon goed worden beschermd. Maar flexibel was het bepaald niet: als je wijzigingen in de applicatie wilde doorvoeren was dat een heel proces. En erg duur, door alle beheerskosten. Vervelend was bovendien dat wij om veiligheidsredenen slechts zeer beperkte toegang tot het internet hadden, terwijl wij eigenlijk meer aan e-business wilden doen. Maar wat de deur dicht deed was dat een collega kritiek had op onze presentatie. Op zich is jullie informatie degelijk en betrouwbaar, zei hij, maar ‘het ziet er niet uit’, het is ‘oubollig’.”
Willemsen besloot om over te stappen op een client-server omgeving, in de hoop op een goede verbinding met internet, betere presentatiemogelijkheden en lagere beheerskosten. Al gauw viel zijn oog op XML. “Heel transparant. Die programmatuur is eenvoudig te schrijven en lezen. Je hebt veel meer vrijheidsgraden, je bent flexibeler in je outputvormen. En voor e-business is XML zo een belangrijke standaard. Al gaan de ontwikkeling heel snel en al ligt niet alles vast, XML wordt gesteund door W3C en de grote bedrijven.”
“Tot zo ver de rationele argumenten”, vervolgt Willemsen. “Daarnaast was er een niet-rationeel argument: voor mij was het iets geheel nieuws, en ik zag het als een uitdaging om een nieuw systeem, gebaseerd op een nieuwe technologie, te bouwen. Al was ik mij er wel van bewust dat ik was begonnen aan iets waarvan ik niet eens het risico kon taxeren dat het verkeerd uit zou pakken.”
Vervolgens werd contact gelegd met onze huis IT-dienstverlener AtosOrigin en met Software AG, een onderneming die zich tegenwoordig afficheert als ‘The XML Company’. Zeker Software AG is een oude bekende van Willemsen, want het bedrijf -‘een betrouwbare partner’- heeft ook het databasemanagementsysteem en de programmeertaal voor de oude mainframeapplicatie geleverd. Al gauw bleek dat AtosOrigin en Software AG bereid waren de bouw van een nieuwe applicatie te sponsoren. Een geheel nieuwe gewaarwording: “Tot dan toe had ik altijd alleen facturen met soms geweldige bedragen van hen gezien en voor akkoord getekend.” Nu wilden AtosOrigin en Software AG echter ervaring opdoen met XML en – vooral – een referentie hebben. En zo kon in november vorig jaar worden gestart met de bouw. Voorwaarde voor Software AG was wel dat het project zo snel mogelijk werd afgerond.
Rondom het databaseplatform Tamino van Software AG werd een geheel nieuwe applicatie opgetrokken. Ondertussen moest ’tijdens de verbouwing de verkoop doorgaan’. Terwijl het mainframe gewoon bleef draaien, werd met conversiesoftware de nieuwe XML database gevuld en met behulp van speciale synchronisatiesoftware uptodate gehouden. Eind november wordt de lijn tussen het oude mainframe en de nieuwe database helemaal doorgesneden.
Al met al heeft het project nog geen ruim een jaar geduurd, terwijl een jaar of drie heel normaal zou zijn geweest. “Omdat het zo snel moest, hebben we voor dit project ‘vechters’ gekozen: mensen die bereid zijn om te leren en er geen ‘van 8 tot 5-mentaliteit’ op na houden. Ook hebben wij gezorgd voor een zeer slagvaardige organisatie zonder de gebruikelijke procedures, rapportages en wijzigingsvoorstellen over en weer. Er was een projectteam met hele korte communicatielijnen met de ontwikkelaars, waarin veel parallel werd gewerkt. Er werd zelfs direct samengewerkt met de opdrachtgever, heel ongebruikelijk. Zo heb ik zelf nog naast een programmeur gezeten.” Kortom een werkwijze die waarschijnlijk niet in de handboeken beschreven staat.
Verzamelvat
De samenwerking tussen de drie partijen heeft geresulteerd in een applicatie die naar de mening van Willemsen tien tot vijftien jaar mee kan. Wel zal er één à twee keer per jaar een nieuwe versie moeten komen, en dat de applicatie in de loop van de tijd aan functionaliteit zal winnen. De database is nu al meer dan een verzamelvat voor allerlei gegevens. Met de ‘kennis en kunde’ van de afdeling en allerlei modellen die er zijn ontwikkeld, wordt de informatie die de klant verstrekt geanalyseerd en wordt het ‘gevaarsprofiel’ van producten vastgesteld. “Daaraan wordt vervolgens veiligheidstechnische informatie gekoppeld”, aldus Willemsen. “Als we weten hoe gevaarlijk een product is, weten we ook hoe je het moet vervoeren, opslaan en er mee moet werken. We hebben kennis op het gebied van blusmiddelen, EHBO, persoonlijke beschermingsmiddelen, afzuigen – noem maar op.”
De gevalideerde informatie en de adviezen bereiken langs verschillende wegen en in verschillende ‘outputvormen’ de klant. Vooral hier bewijst XML zijn waarde. Zo kunnen klanten nu makkelijk informatie downloaden via het intranet van Philips of via het internet (op de site: www.efasim4you.philips.com).
Dangerous Goods zelft werkt met enkele standaardoutputvormen. Zo is er het veiligheidsinformatieblad (VIB), een uitgebreid specialistisch rapport. Hiervan afgeleid is er een instructiekaart met vereenvoudigde, veelal in pictogrammen vervatte informatie voor op de werkvloer. “Als er iets begint te roken of je krijgt een schadelijke stof over je heen, wil je weten wat je moet doen. Dan heb je geen behoefte aan verhandelingen over wat je wel en niet mag. Dan ga je niet op je gemak een brochure met achtergrondinformatie lezen over wat er aan de hand zou kunnen zijn.” Ook het door de Europese weetgever voorgeschreven veiligheidsetiket, met beknopte risicoinformatie en veiligheidsadviezen behoort tot de standaardoutputvormen die uit de database kunnen worden getrokken.
De eigenlijk informatie die Dangerous Goods verstrekt is meestal ‘op maat’ – niet alleen de juiste informatie, maar ook op het juiste tijdstip. “Stel, de overheid verbiedt het gebruik van cadmium. Daar kunnen wij onze klanten op attenderen. Omdat in onze database per klant wordt geregistreerd welke gevaarlijke stoffen zij gebruiken, is het mogelijk de verantwoordelijke functionaris een e-mailtje te sturen dat er een nieuw besluit van kracht is geworden. Zeker voor een bedrijf dat wil voeldoen aan de ISO 14000 norm is dat zeer waardevol. Volgens die norm moet je namelijk altijd beschikken over de meest actuele informatie over gevaarlijke stoffen. Dat kan als je gebruik maakt van onze database – zoals alle certificerende instanties trouwens ook onderschrijven.”
Brandweer
Willemsen voorziet allerlei mogelijke veranderingen in het beheer van de informatie op de afdeling Dangerous Goods. Vaak betreft het ontwikkelingen die door XML mogelijk worden gemaakt. Aan de ‘inputzijde’, bijvoorbeeld. Als de wetgever ook met XML gaat werken, kan veel informatie wellicht direct bij ons in de database kunnen worden gezet. Althans de gestructureerde informatie, zoals tabellen met harde normen. Het hoeft dan niet meer te worden overgetikt en gecontroleerd op tikfouten – activiteiten die geen enkele waarde toevoegen.
Maar de grootste veranderingen zullen waarschijnlijk aan ‘outputzijde’ plaatsvinden. Er is een trend naar nóg meer maatwerk, vaak in interactie met de klant – een trend die XML ondersteunt. “De database kan in toenemende mate worden gebruikt om interactieve voorlichting te geven aan klanten over hun eigen producten. Dankzij XML kun je bijvoorbeeld op een elektronische plattegrond van een bedrijf aangeven welke chemicaliën zich er bevinden. Met een muisklik op een link kun je nadere informatie opvragen uit onze database.” De ‘interface’ naar de database kan verschillen. Het kan een gepersonaliseerde site van Dangerous Goods zijn, het kan ook een site zijn die het bedrijf zelf heeft ontwikkeld en die wordt gevoed door Philips. De mogelijkheden zijn legio. “Zo doen we nu een proef met de brandweer. Als die uitrukt naar een fabriek, kunnen ze daar ter plekke online informatie opvragen over de risico’s van gevaarlijke stoffen die daar aanwezig zijn.”
Het precieze karakter van de veranderingen zal grotendeels afhangen van wat klanten willen. Dát er steeds meer behoefte zal komen aan de producten en diensten van de afdeling Dangerous Goods van Philips, lijdt volgens Willems nauwelijks twijfel. Allerlei ontwikkelingen dragen ertoe bij dat bedrijven de komende jaren een toenemend beroep op de afdeling zullen doen – de enige grote aanbieder van gestructureerde informatie over chemicaliën. Zo is er de – mede door de gebeurtenissen in Enschedé, maar ook door de recente terreuracties in de Verenigde Staten ingegeven – angst en onzekerheid bij bedrijven over wat ze nu eigenlijk in huis hebben en hoe ze risico’s kunnen beperken. Daarnaast is VROM gekomen met een registratieverplichting. En, misschien wel nog belangrijker, er is een voortdurende lawine aan wet- en regelgeving rondom gevaarlijke stoffen. “De overheid wil dat er bij de industrie een bepaald kennis- en veiligheidsniveau aanwezig is. De overheid kan dit zelf inhoudelijk niet aan en legt de verantwoordelijkheid hiervoor direct bij de industrie neer. Die zal veel meer informatie moeten genereren dan in de toekomst, en die zullen wij vaak moeten valideren.”
Als de afdeling ‘Dangerous Goods’ een bedrijf was geweest, had het een gouden toekomstperspectief gehad. Alleen streeft de afdeling niet naar winst, maar probeert ze kostendekkend te opereren. Dit betekent onder andere dat lagere kosten direct worden doorgegeven aan de klanten. “Daarom zijn schaalvoordelen zeer belangrijk voor ons”, aldus Willemsen. Ook hier kan XML een rol spelen. “Tot voor kort waren we vrij bescheiden met onze acquisitie. Noodgedwongen, omdat we zo moeilijk informatie konden uitwisselen. Met XML hebben we een standaard waardoor dit veel makkelijker is en kunnen we gerust de markt op. En hoe meer klanten ik heb, hoe minder ik in rekening hoef te brengen.”
Interview voor Computable